Hvordan søke tilskudd?

I første del av søknadsskjemaet skal dere legge inn nøkkelopplysninger om virksomheten og informasjon om ansvarspersoner tilknyttet driften. Her ber vi om en beskrivelse av virksomheten det søkes på vegne av og som ved en tildeling vil være mottaker av tilskuddet. Vær konkret og inkluder relevante opplysninger. Etter å ha lest beskrivelsen ønsker vi sitte igjen med en god forståelse av hvem dere som søker er.  

Relevante opplysninger kan være:

• Hvor holder virksomheten til?
  
• Når ble virksomheten etablert?
  
• Hva er formålet med virksomheten
  
• Hvordan er driften (planlagt) organisert?
• Er det ansatte tilknyttet driften eller er virksomheten frivillig drevet?
  

Vi vil vite hvilke lokaler dere benytter og om dere leier eller eier disse.
I søknadsskjemaet skal dere beskrive eiendoms- og leieforholdet, og relevante opplysninger er:

• Hvor lenge har dere vært tilknyttet lokalet?
• Hva er varighet på leieavtalen?
• Hvem eier bygget? 

Kulturrom gir tilskudd til søkere innen feltene musikk, teater og dans som utøver eller legger til rette for kulturaktivitet som kommer mange til gode. Søker må kunne vise til aktivitet gjennom hele året og et langsiktig perspektiv. 

For søknader om fremføringsutstyr og akustiske utbedringer av en scene ber vi dere tallfeste hvor mange kulturarrangementer som har blitt gjennomført foregående og inneværende år.  

For søknader om tilskudd til øvingsutstyr eller akustiske utbedringer av øvingsrom ber vi dere opplyse om hvor mange band/lag og antall utøvere som er tilknyttet rommet. I tillegg ber vi dere oppgi hvor ofte øvingsrommet er tilgjengelig. 

Informasjon om innhold og aktivitet i kulturrommet det søkes tilskudd til er viktig for å gi et tydelig bilde av hva et tilskudd vil bidra til, og hvordan det vil komme flest mulig til gode. At dere kan vise til en høy aktivitet ut ifra lokale forhold er en forutsetning for å motta tilskudd fra Kulturrom, og det er derfor viktig at dere gir oss en god beskrivelse aktiviteten dere gjennomfører eller planlegger å gjennomføre.  

Relevante opplysninger kan være:

• Hva skjer, eller hva skal skje i kulturrommet det søkes om tilskudd til?
• Brukes kulturrommet til øving, fremføring eller begge deler?
• Hva er virksomhetens hovedaktivitet, og er denne rettet mot musikk, dans eller teater?
• Hvilken aktivitet vil et tilskudd eventuelt bidra til å skape?

En gjennomarbeidet og godt dokumentert søknad vil være avgjørende for om tilskudd innvilges.  Gjennom søknadsbegrunnelsen, søknadsbudsjettet og finansieringsplanen må dere vise at behovet for tiltaket er til stede og at dere har en realistisk plan for gjennomføringen. En god begrunnelse er konkret og sier noe om hva dere søker tilskudd til og hvorfor dere har behov for utstyret eller tiltaket. Vis oss at dere har en god plan for gjennomføringen av tiltaket og beskriv hva dere skal gjøre og når det skal skje. 

Alle søknadsbegrunnelser bør si noe om:

• Hvilket utstyr eller tiltak søker dere tilskudd til?
• Hvorfor trenger dere utstyret eller tiltaket?
• Hvilken forskjell vil et tilskudd utgjøre for dere?
• Hva skal gjøres og når skal det skje?  

Innholdet i og omfanget av søknadsbegrunnelsen vil avhenge av hva dere søker tilskudd til. For mange tiltak vil det også være relevant å si noe om følgende:   

• Hvem vil få nytte av tilskuddet? Eksempler her kan være barn og unge, lokalt frivillig kulturliv eller det frie profesjonelle kulturfeltet.
• I hvilket lokale skal utstyret benyttes eller tiltaket gjennomføres?
• Hvilken funksjon fyller dette lokalet der dere holder til?
• Besitter dere teknisk utstyr per i dag, og hva skal dere gjøre med utstyret som erstattes?
• Har dere tenkt på bærekraft når dere har planlagt tiltaket (benytt evt. eget felt i søknadsskjemaet)? 

Alle tiltak som gjennomføres ved hjelp av tilskudd fra Kulturrom skal ha et langsiktig perspektiv. Teknisk utstyr skal være av tilstrekkelig kvalitet, med en forventet levetid på minimum 7- 10 år. Søknadsbudsjettet skal si noe om hva dere ønsker å kjøpe inn, til hvilket kvalitetsnivå og til hvilken pris. Dette gir oss et bilde av hva dere tenker er nødvendig for å gjennomføre tiltaket. Budsjettet skal også inneholde en finansieringsplan som viser kostnadene tilknyttet tiltaket det søkes tilskudd til og søknadsbeløp til Kulturrom, samt andre eventuelle finansieringskilder. 

Iht. Kulturroms retningslinjer gis det ikke tilskudd når søker vurderes å ha tilstrekkelig egenfinansieringsevne til å gjennomføre tiltaket. Vi ber dere derfor beskrive hvilken mulighet dere har til å finansiere tiltaket uten hjelp av et tilskudd fra Kulturrom.
Hvis virksomheten har tatt ut utbytte de tre siste årene, eller mottar fast statstilskudd skal dette kommenteres.  

Dokumentasjonen som skal legges ved søknaden vil avhenge av hva du søker om. Jo større prosjekt, jo mer omfattende vil kravene til søknadsdokumentasjon være. Hva dere må legge ved søknaden vil derfor variere avhengig av prosjektets omfang.

I en del tilfeller vil vi ha behov for ytterligere dokumentasjon og informasjon for å kunne behandle søknaden. Kulturrom kan derfor etterspørre ytterligere dokumentasjon og utfyllende informasjon ved behov.

Under finner dere en oversikt over hva dere kan bli bedt om å legge ved søknaden.

Søknadsbudsjett/finansiering

• Kulturrom ber om budsjett for tiltaket det søkes tilskudd til. Søknadsbudsjettet må si noe om hva dere ønsker å kjøpe inn, til hvilket kvalitetsnivå og til hvilken pris. Dette gir oss et bilde av hva dere tenker er nødvendig for å gjennomføre tiltaket.
• Budsjettet skal inneholde en finansieringsplan som viser kostnadene tilknyttet tiltaket det søkes tilskudd til og søknadsbeløp til Kulturrom, samt andre eventuelle finansieringskilder.
• Søker dere om tilskudd til utstyr til fremføring eller utstyr til øving skal søknadsbudsjettet inneholde type utstyr, antall og pris. De ulike utstyrskomponentene skal spesifiseres i budsjettet. Budsjettet bør også inkludere en dokumentasjon av kostnader, f.eks. et pristilbud fra leverandør.
• Søker dere om tilskudd til akustiske tiltak: lydisolasjon, romakustikk eller bygging/rehabilitering av øvingslokaler skal budsjettet inneholde kostnader knyttet til materialer og arbeidstimer. Tenk gjennom hvilke budsjettposter som er relevante i forbindelse med den delen av prosjektet som omhandler akustiske tiltak. Dugnadstimer kan ikke inngå som kostnader eller egenandel i budsjettet.
• Vår mal for søknadsbudsjett kan brukes som et utgangspunkt.

LAST NED MAL TIL SØKNADSBUDSJETT

Leieavtale

• Kulturrom ber om leieavtale eller tilsvarende dokumentasjon for å få et inntrykk av virksomhetens langsiktighet. Vi vil også se at virksomheten har lokale til disposisjon for gjennomføring av virksomhetens formål.
• Leieavtalen skal være signert og datert. Avtalens varighet skal tydelig fremgå.
• Dersom virksomheten eier egne lokaler skal eierforholdet dokumenteres, f.eks. med grunnboksutskrift.

Arrangementsoversikt

• For å få innblikk i kulturelt innhold og aktivitetsnivå ber vi om en liste over gjennomførte arrangement siste driftsår, samt for inneværende år.
• Arrangementsoversikt skal synliggjøre hvem som har opptrådd når på hvilken scene, og skal spesifiseres med utøver, dato, sjanger og scene. Dere kan bruke vår enkle mal, dersom dere ikke har oversikt tilgjengelig.

LAST NED MAL TIL ARRANGEMENTOVERSIKT

Liste over utstyr

• Kulturrom ber om en utstyrsliste for å danne seg et bilde av søkers utstyrsbehov. Listen sees i sammenheng med søknadsbegrunnelsen.
• Dersom virksomheten har utstyr fra før, skal det legges ved en fullstendig liste over alle utstyrskomponenter (også mikrofoner, DI-bokser og stativer). I utstyrslisten skal det komme frem når utstyret er anskaffet og hvilken tilstand utstyret er i. Dersom virksomheten ikke har utstyr fra før laster dere opp et vedlegg som sier dette.
• Vår mal for utstyrsliste kan brukes som et utgangspunkt.

LAST NED MAL FOR UTSTYRSLISTE

Styregodkjent og signert årsregnskap

• Kulturrom ber om regnskap for å få et innblikk i virksomhetens økonomiske situasjon.
• Regnskapet som legges ved søknaden skal være signert av styret og inneholde styrets årsberetning, resultatregnskap, balanse og noter. Hvis virksomheten er revisjonspliktig skal revisjonsberetning legges ved. Foreløpig regnskap vil kunne bli etterspurt.
• Virksomheter under etablering og som ikke kan vise til årsregnskap skal levere budsjett/økonomiplan for de tre første driftsår.
• Hvis en årsrapport/årsberetning foreligger for siste driftsår skal denne legges ved. Det bidrar til å få innblikk i virksomhetens drift og utvikling.

Tegninger av kulturrommet
Ved større akustikksøknader kan tegninger av hele huset være relevant, ikke kun av scenelokalet/øvingsrommene.

• For å kunne vurdere søknaden er tegninger vesentlig i noen sammenhenger. En detaljert og oppdatert tegning av kulturrommet er til stor nytte under vurderingen av prosjektet, for å få innsikt i tenkt plassering av utstyr, rommets egnethet mm.
• Det skal sendes inn målsatte plan- og snittegninger av lokalet, og tegningene skal vise lokalets lengde, bredde og takhøyde. Kun målestokk er ikke tilstrekkelig. For søknader om tilskudd til fremføringsutstyr skal scene- og mikseposisjon komme frem på tegningene.

Akustisk forprosjekt

• For å motta tilskudd til bedre lokaler (over 100 000,-) må virksomheten som søker ha gjennomført en akustisk forprosjektrapport. Rapporten er en sentral del av grunnlaget for søknader om akustiske utbedringer, med beskrivelse av anbefalte tiltak og dagens akustiske forhold.
• Kulturrom gir tilskudd til å få utarbeidet en akustisk forprosjektrapport. Informasjon om dette finner dere her

Før dere sender inn søknaden vil det komme opp en liste over informasjon og vedlegg om noe skulle mangle. Alle obligatoriske felter må være utfylt før søknaden kan sendes inn.

Etter at søknaden er sendt inn vil du motta en bekreftelse på innsendt søknad og et saksnummer. Bekreftelsen vil bli sendt som en melding i søknadsportalen, med en kopi på mail til e-postadressen knyttet til brukeren søknaden er sendt fra.

All korrespondanse knyttet til en innsendt søknad skjer i søknadsportalen. Etterspørring og innsending av dokumentasjon og utsendelse av vedtak vil også skje her. Det vil alltid komme en kopi av meldinger fra Kulturrom (no-reply@kulturrom.no) på e-post, og det er derfor viktig at e-postadressen som benyttes til innsendelse av søknad sjekkes med jevne mellomrom. Om du ikke mottar et mailvarsel med bekreftelse på innsendt søknad, vennligst sjekk spamfilteret ditt.

Om du vil gjøre endringer i kontaktinformasjonen etter at søknaden er sendt inn, ta kontakt med oss på post@kulturrom.no

Du kan logge inn i søknadsportalen og se søknaden etter at den er sendt inn, men innsendte søknader kan ikke endres. Innsendte søknader vil legge seg under fanen Mine søknader. Om dere har behov for å legge til informasjon etter innsendelse må dette gjøres i fanen Meldinger, inne på den aktuelle søknaden.

Behandlingstiden vil avhenge av søknadsmengden, men det forventes minimum 3 måneder fra søknadsfrist til vedtaket sendes ut.

Søknader sendt inn til løpende søknadsfrist behandles vanligvis innen 2-6 uker.

Det gis ikke tilskudd til utstyr som er anskaffet eller tiltak som er gjennomført før vedtak om tildeling er mottatt.

Når søknaden er sendt inn, vil du få en bekreftelse på e-post. Hvis du ikke mottar en slik bekreftelse bør du ta kontakt med oss slik at vi kan finne ut om søknaden er registrert.

Hver søknad får et saksnummer (årstall/XXX) som skal oppgis i all korrespondanse og henvendelser til Kulturrom.

Søknaden behandles først av administrasjonen, som sjekker om søker har levert tilstrekkelig dokumentasjon.

Administrasjonen leverer sin innstilling til fordelingsutvalget som er oppnevnt av Kulturroms styre.

Fordelingsutvalget prioriterer og fatter vedtak i hver enkelt sak. Kulturrom vil under behandlingen av større søknader innhente faglig vurdering fra en ekstern fagperson.

Tilskuddsbeløp beregnes ut ifra søknadsbegrunnelse med innsendt budsjett og kan bli justert opp eller ned i forhold til søknadsbudsjett.

Hver søknad får et saksnummer (årstall/XXX) som skal oppgis i all korrespondanse og henvendelser til Kulturrom.

Om du skal sende en melding til Kulturrom knyttet til en innsendt søknad gjør du følgende:

• Logg inn på https://www.skjema.kulturrom.no
• Velg «Mine søknader» i høyre hjørne, og klikk på søknaden det gjelder
• På venstre side av skjermen klikker du på «Meldinger». Du vil da se en blå knapp Skriv melding til Kulturrom. Skriv ønsket melding, last opp eventuelle vedlegg og trykk Send.

Spørsmål kan sendes til post@kulturrom.no, eller per telefon til 21 37 88 10.

Kravene til søknadsdokumentasjon må være oppfylt før søknaden behandles. Søknader som faller utenfor Kulturroms tilskuddsområder vil ikke bli behandlet. Alle søknader vil bli besvart.

Vi kan ha behov for ytterligere dokumentasjon underveis i saksbehandlingen. Dersom vi trenger opplysninger eller har spørsmål til søknaden tar vi kontakt med deg. Vi setter pris på om vi får informasjonen vi etterspør så raskt som mulig. På den måten blir vår saksbehandlingstid mer effektiv, og deres ventetid kortere.

All korrespondanse knyttet til en innsendt søknad skjer i søknadsportalen. Etterspørring og innsending av dokumentasjon og utsendelse av vedtak vil også skje her. Det vil alltid komme en kopi av meldinger fra Kulturrom på e-post, og det er derfor viktig at e-postadressen som benyttes til innsendelse av søknad sjekkes med jevne mellomrom.

All korrespondanse knyttet til en innsendt søknad skjer i søknadsportalen, inkludert utsendelse av vedtak.

Det vil alltid komme en kopi av meldinger fra Kulturrom på e-post, og det er derfor viktig at e-postadressen som benyttes til innsendelse av søknad sjekkes med jevne mellomrom.

Vedtaket kan klages inn for styret i Kulturrom. Klagefristen er tre uker fra vedtaksdato. Klagen må begrunnes, og må leveres skriftlig som en melding gjennom søknadsportalen.

Fordelingsutvalgets prioritering kan ikke påklages.

Ta gjerne kontakt med oss dersom dere ønsker ytterligere tilbakemelding på søknaden, eller rådgivning. Vi er tilgjengelige på 21 37 88 10 eller post@kulturrom.no.

Klageinstruks for tildelinger

Styret er Kulturroms klageorgan.
Gjeldende klageinstruks for tildelinger er revidert og vedtatt av styret 13.03.2017.

Søkers klagetilgang
Søker har rett til å klage på vedtak.
Klagen må begrunnes skriftlig.
Klagefristen er tre uker fra vedtaksdato.

Hva kan påklages?
Klager har adgang til å påklage saksbehandling og vurdering av faktiske forhold fremkommet i søknad, samt vilkårsoppfyllelse.
Fordelingsutvalgets prioritering kan ikke påklages. Klager som omhandler fordelingsutvalgets prioriteringer vil derfor avvises uten behandling i styret.

Søker har en selvstendig dokumentasjonsplikt. All påkrevd dokumentasjon, begrunnelse og andre relevante opplysninger skal være innlevert med søknad før søknadsfrist. Ytterligere etterspurt dokumentasjon skal oversendes innen gitte frister. Klager basert på nye opplysninger som har fremkommet etter gitte frister vil derfor avvises uten behandling i styret.

Styrets klagebehandling
Ved klagebehandling kan styret opprettholde vedtak, gjøre selvstendige vedtak, eller sende søknad til ny behandling.

Ved ny behandling av søknad skal søknaden oversendes administrasjonen for ny saksbehandling og innstilling og saken legges til prioritering av fordelingsutvalget ved neste ordinære møte. Dersom særskilte hensyn tilsier det kan styret pålegge fordelingsutvalget ekstraordinær vedtaksbehandling.

Der styret gjør vurderinger av vilkår, vilkårsoppfyllelse og prinsipper skal både administrasjon og fordelingsutvalg ved ny behandling vektlegge styrets vurderinger i denne og lignende saker.

Styrets vedtak er endelig.

Alle som har fått tilskudd fra Kulturrom finner info om aksept av tilskudd, innkjøp, forskudd, rapportering mm. på siden Alt om aksept, utbetaling og innkjøp.