Når dere har fått svar på søknaden

For å akseptere tilskuddet fra Kulturrom må dere signere tilskuddsavtalen og returnere den innen 14 dager fra vedtaket ble sendt til dere.  Dere skal returnere tilskuddsavtalen i søknadsportalen. Den som signerer tilskuddsavtalen må ha fullmakt til å binde tilskuddsmottakerne til det som står i avtalen. 

Alle tilskuddsmottakere er pliktet til å følge Kulturroms vilkår for tilskudd. Disse vilkårene er beskrevet i tilskuddsavtalen og vedtaksbrevet, som dere mottar når dere får innvilget tilskudd fra Kulturrom. Det er derfor viktig at dere leser begge disse før dere returnerer avtalen til oss. 

Under følger noen av vilkårene som stilles: 

• Tilskuddet skal kun brukes til det utstyret/tiltaket som er beskrevet i vedtaket.  

• Tilskuddsmottaker kan ikke benytte utstyret til annet formål eller i andre lokaler enn det/de som er beskrevet i søknaden 

• Tilskuddsmottaker plikter å følge Kulturroms gjeldende krav til innkjøp 

• Det skal leveres rapport for tilskuddet etter gjennomført tiltak  

• Kulturrom skal synliggjøres som bidragsyter 

• Kulturrom kan kreve midlene tilbakebetalt dersom tilskuddet ikke brukes i tråd med forutsetningene 

• Alle som mottar tilskudd fra Kulturrom er pliktet til å følge våre krav til innkjøp. Kravene som stilles beskrives i tilskuddsavtalen. ( lenke til krav til innkjøp PDF) 

• Tilskuddsmottaker er ansvarlig for vedlikehold og forsikring av utstyret. Kulturrom gir ikke tilskudd til vedlikehold eller til tap av utstyr som skyldes manglende vedlikehold eller dekning i forsikringsavtale. 

Tilskuddsmottakere skal bruke og vedlikeholde utstyret slik leverandøren anbefaler, og sikre at utstyret kun blir brukt av kvalifisert teknisk personell. Tilskuddsmottaker må også, til enhver tid, være tilknyttet en teknisk ansvarlig med relevant kompetanse. En teknisk ansvarlig er en fast ansatt, eksternt ansatt eller en frivillig, som skal ha ansvar for å vedlikeholde og følge opp tilskuddsmottakernes tekniske utstyr.  

Eiendomsforhold 
Teknisk utstyr innkjøpt med tilskudd fra Kulturrom er tilskuddsmottakers eiendom. Det følger noen forpliktelser knyttet til tilskuddet som tilskuddsmottaker forplikter seg til ved signering av tilskuddsavtale. 

Forsikring  
Tilskuddsmottaker er ansvarlig for vedlikehold og forsikring av utstyret. Kulturrom gir ikke tilskudd til
vedlikehold eller til tap av utstyr som skyldes manglende vedlikehold eller dekning i forsikringsavtale.  

Endringer i eierforhold 
Tilskuddsmottaker har ikke adgang til å overdra sine rettigheter og forpliktelser inngått i tilskuddsavtalen uten samtykke fra Kulturrom.
Det samme gjelder ved endringer i eierforholdene som medfører endringer i kontrollen over det dere har fått tilskudd til. 

Ta kontakt med oss via søknadsportalen hvis dere har spørsmål i forbindelse med dette.

Tilskuddet kan kun brukes til det dere har fått innvilget i vedtaket. Det er ikke sikkert dere har fått innvilget tilskudd til alt dere har søkt om, og den anbefalte totalkostnaden kan ha blitt justert. 
Hvis behovet deres endrer seg etter at dere har sendt inn søknaden, skal eventuelle omdisponeringer og endringer godkjennes av Kulturrom i forkant. 
Blir tilskuddet brukt til noe annet, uten at dere søker om å omdisponere det, så kan Kulturrom holde tilbake deler av, eller hele tilskuddet.

Hvis behovet deres endrer seg etter at dere har sendt inn søknaden, skal eventuelle omdisponeringer og endringer godkjennes av Kulturrom i forkant. 
Gå inn i søknadsportalen og velg den aktuelle søknaden. Forespørsel om endring eller omdisponering sendes som en melding her. 

Ta kontakt med oss via søknadsportalen hvis dere har behov for å endre kontaktperson. 
Gå inn i søknadsportalen og velg den aktuelle søknaden. Forespørsel om endring av kontaktperson sendes som en melding her. 

Vedtaket kan klages inn for styret i Kulturrom. Klagefristen er tre uker fra vedtaksdato. Klagen må begrunnes, og må leveres skriftlig som en melding gjennom søknadsportalen.

Fordelingsutvalgets prioritering kan ikke påklages. 

Ta gjerne kontakt med oss dersom dere ønsker ytterligere tilbakemelding på søknaden, eller rådgivning. Vi er tilgjengelige på 21 37 88 10 eller post@kulturrom.no. 

Klageinstruks for tildelinger

Styret er Kulturroms klageorgan. 
Gjeldende klageinstruks for tildelinger er revidert og vedtatt av styret 13.03.2017. 

Søkers klagetilgang 
Søker har rett til å klage på vedtak.
Klagen må begrunnes skriftlig.
Klagefristen er tre uker fra vedtaksdato. 

Hva kan påklages? 
Klager har adgang til å påklage saksbehandling og vurdering av faktiske forhold fremkommet i søknad, samt vilkårsoppfyllelse.
Fordelingsutvalgets prioritering kan ikke påklages. Klager som omhandler fordelingsutvalgets prioriteringer vil derfor avvises uten behandling i styret. 

Søker har en selvstendig dokumentasjonsplikt. All påkrevd dokumentasjon, begrunnelse og andre relevante opplysninger skal være innlevert med søknad før søknadsfrist. Ytterligere etterspurt dokumentasjon skal oversendes innen gitte frister. Klager basert på nye opplysninger som har fremkommet etter gitte frister vil derfor avvises uten behandling i styret. 

Styrets klagebehandling
Ved klagebehandling kan styret opprettholde vedtak, gjøre selvstendige vedtak, eller sende søknad til ny behandling. 

Ved ny behandling av søknad skal søknaden oversendes administrasjonen for ny saksbehandling og innstilling og saken legges til prioritering av fordelingsutvalget ved neste ordinære møte. Dersom særskilte hensyn tilsier det kan styret pålegge fordelingsutvalget ekstraordinær vedtaksbehandling. 

Der styret gjør vurderinger av vilkår, vilkårsoppfyllelse og prinsipper skal både administrasjon og fordelingsutvalg ved ny behandling vektlegge styrets vurderinger i denne og lignende saker. 

Styrets vedtak er endelig. 

Det er mulig å søke om utsatt frist for sluttrapportering. Gå inn i søknadsportalen og velg den aktuelle søknaden. Forespørsel om utsatt rapporteringsfrist sendes som en melding her.

Gå inn i søknadsportalen og velg den aktuelle søknaden. Skjemaet» Søknad om forskudd» finner dere under «Frister og gjøremål»
For å få utbetalt et forskudd må utstyret være satt i bestilling. Spesifisert faktura eller ordrebekreftelse fra leverandør legges til grunn ved beregning av forskudd. Kulturrom kan utbetale inntil 75 % av tilskuddet som forskudd. Resterende tilskudd utbetales ved godkjent sluttrapport. 

Sluttrapport skal sendes inn senest 3 måneder etter utbetaling av forskudd. 

En sluttrapport skal vise at tilskuddet er benyttet iht. vedtak eller godkjent omdisponering.
Spesifisert faktura og betalingsbekreftelse( transaksjonsbekreftelse) skal legges ved som dokumentasjon. 

Det er viktig at søkerorganisasjonen står som eier av kontonummeret pengene skal utbetales til.
Kravet til dokumentasjon avhenger av størrelsen på tilskuddet og tiltaket. Hvis totalkostnaden for tilskuddet overskrider 100 000 kr, skal dere i et utvidet rapportskjema beskrive hvordan innkjøpet er gjennomført. 

Den som signerer sluttrapporten, må ha nødvendig fullmakt på vegne av Tilskuddsmottaker. 

Tilskuddet er oppgitt som et rammebeløp og angir hva dere maksimalt kan få utbetale ved rapportering. Tilskuddet som utbetales beregnes på grunnlag av dokumentert totalkostnad for tiltaket. Husk at tilskuddet kun kan brukes til det dere har fått innvilget. 

Eksempel:
Dere har fått et tilskudd på inntil 75 000,- til 10 lamper med en anbefalt totalkostnad på 100 000,- 

Hvis dere har fått tilskudd til 10 lamper kan dere ikke velge å bruke tilskuddet på 5 dyrere lamper. Dere kan heller ikke bruke tilskuddet på 20 lamper av lavere kvalitet til lavere pris. 

Hvis det i etterkant av tildelingen dukker opp nye behov, f. eks en ødelagt lysmikser, kan dere ikke bruke tilskuddet på et lavere antall lamper og en lysmikser uten å avklare dette med Kulturrom i forkant. 

Blir det rimeligere?

Hvis innkjøpet koster mindre enn den anbefalte totalkostnad vil tilskuddet som utbetales bli nedjustert i henhold til dokumenterte kostnader. Kravet til egenandel vil fortsatt være 25% ( 50%), men summen dere må bidra med i egenandel vil bli lavere.

Eksempel på utregning av tilskudd:

Dere har fått et tilskudd på inntil 75 000,- til en lydmikser en anbefalt totalkostnad på 100 000,-
Hvis dere kjøper en lydmikser for 100 000,- vil tilskuddet utgjøre 75 000,- og egenandelen 25 000,- 

Hvis dere får en god rabatt og kjøper lydmikseren for 85 000,- vil tilskuddet utgjøre 63 750,- og egenandelen 21 250,- Som eksempelet viser vil dere etter rabatten få utbetalt 63 750,- istedenfor 85 000,- og egenandelen blir tilsvarende lavere. 

Kulturrom har åpnet for at dere blant annet kan kjøpe brukt backline. Hvis dere har fått tilskudd til et trommesett med en anbefalt totalkostnad på 15 000,- og velger å kjøpe et brukt sett til halve prisen er det bra for både lommeboka og miljøet. Midlene dere ikke bruker sendes tilbake til pengepotten og bidrar til at flere kan få tilskudd i neste runde.

Blir det dyrere? 
Hvis dere ønsker å legge inn en høyere egenandel står dere fritt til å oppgradere for egen regning. 

Eksempel på utregning av tilskudd: 
Dere har fått et tilskudd på inntil 150 000,- til en PA med en anbefalt totalkostnad på 200 000,-Hvis dere ønsker å oppgradere for egen regning og kjøper en PA til 250 000,- vil tilskuddet utgjøre 150 000,- og egenandelen 100 000,- 

Hva med MVA? 
Dere er selv ansvarlige for å finne ut av om dere har rett til fradrag for MVA, eller kompensasjon gjennom ordningen for momskompensasjon. I søknadskjema har dere spesifisert om dere søker inkludert eller ekskludert moms 

Et felles krav for alle som mottar tilskudd er at midlene skal benyttes på en mest mulig effektiv måte. 

Merk: Tilskuddsmottaker har en selvstendig plikt til å avklare sin stilling under regelverket om offentlige anskaffelser og om investeringen Kulturrom har gitt tilskudd til må gjennomføres i henhold til lov og forskrifter om offentlige anskaffelse.  

Dere er ansvarlig innkjøper og må være bevisst dette ansvaret ved gjennomføring av innkjøpet. 

Det å ha intern kompetanse på innkjøp er nyttig når det kommer til alle investeringer en virksomhet skal gjøre, ikke bare når det kommer til teknisk utstyr som skal kjøpes inn ved hjelp av tilskudd fra Kulturrom. Kulturrom vil derfor bidra til å øke innkjøpskompetansen i bransjen i form av kurs og gode veiledere. 

Innhenting av flere sammenlignbare tilbud vil bidra til at midlene forvaltes på en mest mulig effektiv måte, og Kulturrom anbefaler at alle som mottar tilskudd undersøker hvilke tekniske løsninger det er mulig å få på plass innenfor de økonomiske rammene som er tilgjengelig. Dette gjelder også for aktører som ikke er underlagt lov om offentlig anskaffelser. 

Store tekniske investeringer er noe som gjøres i et langsiktig perspektiv, og det er viktig at dere investerer i utstyr som dekker det behovet dere har. Leverandørene besitter god fagkompetanse, og det å undersøke hvilke tekniske løsninger som finnes og hva markedet kan tilby ved å få inn flere tilbud vil være viktig for å sikre en best mulig investering. 

Det å hente inn tilbud fra flere leverandører bidrar i tillegg til å sikre konkurranse i markedet. 

Hvor omfattende arbeidet med å hente inn flere sammenlignbare tilbud vil være avhenger av størrelsen på investeringen. 

For investeringer under 100 000,- 

• For innkjøp under 100 000,- kan en enkel prissjekk være tilstrekkelig for å sikre en mest mulig effektiv bruk av midlene.
• Ved supplering av utstyr vil det i noen tilfeller være naturlig å benytte eksisterende/ lokal leverandør.

For investeringer under 500 000,- 

• For investeringer under 500 000,- bør det hentes inn skriftlige og sammenliknbare tilbud fra flere relevante leverandører.
• Ved innkjøp over 100 000,- anbefaler vi at dere signerer en kjøpskontrakt. Tilbudet, som angir hva leverandøren har forpliktet seg til å levere, samt gjeldende service- og garantantibetingelser bør inngå i kontrakten.

For investeringer over 500 000,- 

• For investeringer over 500 000,- bør det hentes inn skriftlige og sammenliknbare tilbud fra flere relevante leverandører.
• Det må stilles kvalifikasjonskrav til leverandør (iht. «Krav til innkjøp»).
• Ved innkjøp over 100 000,- anbefaler vi at dere signerer en kjøpskontrakt. Tilbudet, som angir hva leverandøren har forpliktet seg til å levere, samt gjeldende service- og garantantibetingelser bør inngå i kontrakten.
• Leveransen kan deles opp i naturlige delleveranser for innhenting av tilbud separat dersom dette er hensiktsmessig. Normalt vil en slik oppdeling være begrenset til hoveddelene lyd, lys og backline.

Start med en grundig beskrivelse av innkjøpets omfang, forventet funksjonalitet og krav til ytelse/kvalitet. Ta med all relevant informasjon, unngå å sette rammer for innkjøpet som kan ekskludere kvalifiserte tilbydere fra å komme med tilbud/løsningsforslag uten en god begrunnelse. Erfaringsmessig sitter leverandørene på god kompetanse for utarbeidelse av løsningsforslag og systemdesign. Man bør etterstrebe å gi alle leverandører like rammer så de kan presentere sitt forslag til løsning på et sammenlignbart grunnlag. 

• Spesifiser om dere ønsker utstyret med eller uten installasjon der det er relevant og omfanget av eventuell installasjon.
• Sett realistiske krav til leveringstid, garantitid og service i henhold til innkjøpets omfang. Ved større innkjøp vil det være normalt å be om opplæring på utstyret.
• For større innkjøp av lydutstyr, lysutstyr og sceneteknikk vil det være nødvendig å legge ved målsatte tegninger av scenen/lokalet i plan og snitt. Tegningene trenger ikke å ha med alle detaljer i rommet, men må inneholde nok detaljer så tilbydere kan utarbeide et løsningsforslag. Suppler gjerne med bilder.

Kulturrom har helt siden oppstart vært opptatt av at investeringene som gjøres ved hjelp av et tilskudd skal være langsiktige, og har fokusert på at det tekniske utstyret som kjøpes inn skal ha lengst mulig levetid. I 2020 åpnet vi for innkjøp av brukt øvingsutstyr. Vi er kjent med at det finnes mye velfungerende brukt øvingsutstyr tilgjengelig, og gjenbruk av dette er både bra for miljøet og lommeboka. 

Stadig oftere får vi spørsmål om muligheten til å også kjøpe brukt fremføringsutstyr. På grunn av usikkerhet knyttet til service- og brukshistorikk og manglende garantitid har vi frem til i dag kun i noen tilfeller gitt tilskudd til brukt fremføringsutstyr. 

Vi ønsker å legge til rette for innkjøp av brukt fremføringsutstyr og jobber med å få på plass en god løsning for dette. Siden det i forkant av en søknad kan være vanskelig å planlegge for et konkret bruktkjøp anbefaler vi at dere budsjetterer med nytt utstyr. Hvis dere i etterkant av et tilskudd får tilgang til å kjøpe brukt utstyr av god kvalitet med garanti, kan dere ta kontakt med oss. Så kan vi vurdere dette sammen.