Alt om aksept, utbetaling og innkjøp

For å akseptere tilskuddet fra Kulturrom må dere signere tilskuddsavtalen og returnere den innen 14 dager fra vedtaksbrevet ble sendt til dere. Dere skal returnere tilskuddsavtalen i søknadsportalen. Den eller de av dere som signerer tilskuddsavtalen må ha fullmakt til å binde tilskuddsmottakerne til det som står i avtalen.

Alle tilskuddsmottakere er pliktet til å følge Kulturroms vilkår for tilskudd. Disse vilkårene er beskrevet i tilskuddsavtalen og vedtaksbrevet, som dere mottar når dere får innvilget tilskudd fra Kulturrom. Det er derfor viktig at dere leser begge disse før dere returnerer avtalen til oss.

• Tilskuddet skal kun brukes til det formålet det er bevilget til
• Tilskuddsmottaker kan ikke benytte utstyret til annet formål eller i andre lokaler enn det/de som er beskrevet i søknaden
• Tilskuddsmottaker plikter å følge Kulturroms gjeldende krav til innkjøp
• Det skal leveres rapport for tilskuddet etter gjennomført tiltak
• Kulturrom skal synliggjøres som bidragsyter
• Kulturrom kan kreve midlene tilbakebetalt dersom tilskuddet ikke brukes i tråd med forutsetningene

Tilskuddsavtalen gjelder 10 år fra vedtaksdato.

Ja, vi kan utbetale opp til 75% av tilskuddet som forskudd. I så fall må dere sende en søknad om å få tilskuddet på forskudd, som i søknadsportalen.

Her kan dere laste ned Kulturroms mal til søknad om forskudd. Søknaden må være fylt ut og signert. Den skal også inneholde en spesifisert faktura, eller en ordrebekreftelse.

Ved forskuddsutbetaling har tilskuddsmottaker tre måneder på å rapportere for hele tilskuddet.

Kulturrom utbetaler tilskuddet i løpet av 30 dager etter at vi har mottatt og godkjent søknaden om forskudd, eller at dere har sendt en rapport, som viser at dere har gjennomført tiltaket. Den som står oppført som kontaktperson i søknaden deres, vil få informasjon om dette på e-post og som melding i søknadsportalen.

Tilskuddet kan kun brukes til det dere har fått innvilget i vedtaket. Det er ikke sikkert dere har fått innvilget tilskudd til alt dere har søkt om, og den anbefalte totalkostnaden kan ha blitt justert- så les vedtaket nøye.

Hvis behovet deres endrer seg etter at dere har sendt inn søknaden, skal eventuelle omdisponeringer og endringer godkjennes av Kulturrom i forkant.

Blir tilskuddet brukt til noe annet, uten at dere søker om å omdisponere det, så kan Kulturrom holde tilbake deler av, eller hele tilskuddet.

Endelig tilskudd til utbetaling vil være basert på dokumenterte kostnader ved sluttrapportering. Slik regner vi ut tilskuddet:

Dere har fått et tilskudd på inntil 75 000,- til 10 lamper med en anbefalt totalkostnad på 100 000,-

Hvis dere har fått tilskudd til 10 lamper kan dere ikke velge å bruke tilskuddet på 5 dyrere lamper. Dere kan heller ikke bruke tilskuddet på 20 lamper av lavere kvalitet til lavere pris.

Hvis det i etterkant av tildelingen dukker opp nye behov, f. eks en ødelagt lysmikser, kan dere ikke bruke tilskuddet på et lavere antall lamper og en lysmikser uten å avklare dette med Kulturrom i forkant.

Blir det rimeligere? Hvis innkjøpet koster mindre enn den anbefalte totalkostnad vil tilskuddet som utbetales bli nedjustert i henhold til dokumenterte kostnader.

Kravet til egenandel vil fortsatt være 25%, men summen dere må bidra med i egenandel vil bli lavere.

Eksempel:
Dere har fått et tilskudd på inntil 75 000,- til en lydmikser en anbefalt totalkostnad på 100 000,-

Hvis dere kjøper en lydmikser for 100 000,- vil tilskuddet utgjøre 75 000,- og egenandelen 25 000,-

Hvis dere får en god rabatt og kjøper lydmikseren for 85 000,- vil tilskuddet utgjøre 63 750,- og egenandelen 21 250,- Som eksempelet viser vil dere etter rabatten få utbetalt 63 750,- istedenfor 85 000,- og egenandelen blir tilsvarende lavere.

Kulturrom har åpnet for at dere blant annet kan kjøpe brukt backline. Hvis dere har fått tilskudd til et trommesett med en anbefalt totalkostnad på 15 000,- og velger å kjøpe et brukt sett til halve prisen er det bra for både lommeboka og miljøet. Midlene dere ikke bruker sendes tilbake til pengepotten og bidrar til at flere kan få tilskudd i neste runde.

Blir det dyrere?
Hvis dere ønsker å legge inn en høyere egenandel står dere fritt til å oppgradere for egen regning.

Eksempel:
Dere har fått et tilskudd på inntil 150 000,- til en PA med en anbefalt totalkostnad på 200 000,-Hvis dere ønsker å oppgradere for egen regning og kjøper en PA til 250 000,- vil tilskuddet utgjøre 150 000,- og egenandelen 100 000,-

Hva med MVA?
Dere er selv ansvarlige for å finne ut av om dere har rett til fradrag for MVA, eller kompensasjon gjennom ordningen for momskompensasjon. I søknadskjema har dere spesifisert om dere søker inkludert eller ekskludert moms.

Eiendomsforhold
Teknisk utstyr innkjøpt med tilskudd fra Kulturrom er mottakers eiendom. Det følger noen forpliktelser knyttet til tilskuddet som tilskuddsmottaker forplikter seg til ved signering av tilskuddsavtale.

Overdragelse av utstyr eller rom?
Tilskuddsmottaker har ikke adgang til å overdra sine rettigheter og forpliktelser inngått i tilskuddsavtalen uten samtykke fra Kulturrom.

Det samme gjelder ved endringer i eierforholdene som medfører endringer i kontrollen over det dere har fått tilskudd til.

Forsikring og vedlikehold
Det er tilskuddsmottaker som eier utstyret og som er ansvarlig for vedlikehold og forsikring av dette. Kulturrom gir ikke tilskudd til vedlikehold eller til tap av utstyr som skyldes manglende vedlikehold eller dekning i forsikringsavtale.

Kulturrom forventer at utstyret kan benyttes i minimum syv år.

Sist revidert 11. juni 2021

1. OM KRAV TIL INNKJØP
Disse kravene til gjennomføring av innkjøp («Krav til innkjøp») regulerer kravene som stilles til den som mottar tilskudd («Tilskuddsmottaker») ved bruk av offentlige midler som ytes fra Kulturrom («Tilskuddet») og er en del av tilskuddsavtalen («Avtalen») mellom Kulturrom og Tilskuddsmottaker.

Kulturrom har rett til å endre Krav til innkjøp. Ved endringer av vesentlig betydning vil Tilskuddsmottaker få informasjon om dette i forkant per e-post.

Kulturrom kan holde tilbake hele eller deler av Tilskuddet og/eller avkorte Tilskuddet dersom Krav til innkjøp ikke følges.

2. KRAV TIL GJENNOMFØRING AV INNKJØP

2.1 Innkjøpet skal gjennomføres i tråd med lovgivningen

Tilskuddsmottaker skal å gjennomføre innkjøpet i overensstemmelse med den til enhver tid gjeldende lovgivning, herunder konkursloven, markedsføringsloven, forvaltningsloven, lov om offentlige anskaffelser mv.

Tilskuddsmottakeren har en selvstendig plikt til å avklare sin stilling under regelverket om offentlige anskaffelser, og om investeringen som Kulturrom gir tilskudd til, i tillegg må gjennomføres i henhold til lov og forskrifter om offentlige anskaffelser. Slike krav vil i så fall komme i tillegg til kravene som følger av Krav til innkjøp.

2.2 Innkjøpet skal sikre en mest mulig effektiv nytte av Tilskuddet

Kulturrom administrerer offentlige midler til fellesskapets gode. Av denne grunn skal de deler av Tilskuddet som ikke benyttes av Tilskuddsmottaker tilbakebetales til Kulturrom for tildeling til øvrige søkere.
For å sikre mest mulig effektiv nytte av Tilskuddet anbefales det at Tilskuddsmottaker i forkant av innkjøpet innhenter tilbud fra flere leverandører til sammenligning. Dette gjelder også for Tilskuddsmottaker som ikke er underlagt lov om offentlig anskaffelser.

Kulturrom forutsetter at Tilskuddsmottaker undersøker hvilke tekniske løsninger det er mulig å få på plass innenfor rammen for Tilskuddet.

2.3 Innkjøpet skal gjøres i henhold til Vedtaket

Tilskuddet skal utelukkende brukes i henhold til beskrivelsen gitt i søknaden og med de betingelsene som følger av tildelingsvedtaket fra Kulturrom sendt til Tilskuddsmottaker i søknadsportal og per e-post («Vedtaket»).
Utstyr skal være nytt fra leverandør ved innkjøp.

2.4 Krav til dokumentasjon ved innkjøp for over NOK 100 000

For å dokumentere at investeringen er gjort på en mest mulig effektiv måte skal det ved innkjøp på mer enn NOK 100 000 fylles ut et utvidet rapportskjema som beskriver hvordan innkjøpet er gjennomført. Rapportskjema finnes lenger nede på denne siden.

2.5 Krav til leverandør ved innkjøp for over NOK 500 000

Ved innkjøp for mer enn NOK 500 000 forutsetter Kulturrom at det stilles kvalifikasjonskrav til leverandør. Dette for å sikre at leverandøren har de nødvendige organisatoriske, tekniske, faglige, økonomiske og finansielle evnene til å gjennomføre kontrakten. Se nærmere om kravene som stilles til leverandør i tilsendt vedlegg i portalen.

Et felles krav for alle som mottar tilskudd er at midlene skal benyttes på en mest mulig effektiv måte.

Merk: Tilskuddsmottaker har en selvstendig plikt til å avklare sin stilling under regelverket om offentlige anskaffelser og om investeringen Kulturrom har gitt tilskudd til må gjennomføres i henhold til lov og forskrifter om offentlige anskaffelse. 

Dere er ansvarlig innkjøper og må være bevisst dette ansvaret ved gjennomføring av innkjøpet.

Det å ha intern kompetanse på innkjøp er nyttig når det kommer til alle investeringer en virksomhet skal gjøre, ikke bare når det kommer til teknisk utstyr som skal kjøpes inn ved hjelp av tilskudd fra Kulturrom. Kulturrom vil derfor bidra til å øke innkjøpskompetansen i bransjen i form av kurs og gode veiledere.

Innhenting av flere sammenlignbare tilbud vil bidra til at midlene forvaltes på en mest mulig effektiv måte, og Kulturrom anbefaler at alle som mottar tilskudd undersøker hvilke tekniske løsninger det er mulig å få på plass innenfor de økonomiske rammene som er tilgjengelig. Dette gjelder også for aktører som ikke er underlagt lov om offentlig anskaffelser.

Store tekniske investeringer er noe som gjøres i et langsiktig perspektiv, og det er viktig at dere investerer i utstyr som dekker det behovet dere har. Leverandørene besitter god fagkompetanse, og det å undersøke hvilke tekniske løsninger som finnes og hva markedet kan tilby ved å få inn flere tilbud vil være viktig for å sikre en best mulig investering.

Det å hente inn tilbud fra flere leverandører bidrar i tillegg til å sikre konkurranse i markedet.

Hvor omfattende arbeidet med å hente inn flere sammenlignbare tilbud vil være avhenger av størrelsen på investeringen.

Hvordan hente inn tilbud?
NB: Husk at utstyret som kjøpes inn skal være nytt fra forhandler.

For investeringer under 100 000,-

• For innkjøp under 100 000,- kan en enkel prissjekk være tilstrekkelig for å sikre en mest mulig effektiv bruk av midlene.
• Ved supplering av utstyr vil det i noen tilfeller være naturlig å benytte eksisterende/ lokal leverandør.

For investeringer under 500 000,-

• For investeringer under 500 000,- bør det hentes inn skriftlige og sammenliknbare tilbud fra flere relevante leverandører.
• Ved innkjøp over 100 000,- anbefaler vi at dere signerer en kjøpskontrakt. Tilbudet, som angir hva leverandøren har forpliktet seg til å levere, samt gjeldende service- og garantantibetingelser bør inngå i kontrakten.

For investeringer over 500 000,-

• For investeringer over 500 000,- bør det hentes inn skriftlige og sammenliknbare tilbud fra flere relevante leverandører.
• Det må stilles kvalifikasjonskrav til leverandør (iht. «Krav til innkjøp»).
• Ved innkjøp over 100 000,- anbefaler vi at dere signerer en kjøpskontrakt. Tilbudet, som angir hva leverandøren har forpliktet seg til å levere, samt gjeldende service- og garantantibetingelser bør inngå i kontrakten.
• Leveransen kan deles opp i naturlige delleveranser for innhenting av tilbud separat dersom dette er hensiktsmessig. Normalt vil en slik oppdeling være begrenset til hoveddelene lyd, lys og backline.

• Start med en grundig beskrivelse av innkjøpets omfang, forventet funksjonalitet og krav til ytelse/kvalitet. Ta med all relevant informasjon, unngå å sette rammer for innkjøpet som kan ekskludere kvalifiserte tilbydere fra å komme med tilbud/løsningsforslag uten en god begrunnelse. Erfaringsmessig sitter leverandørene på god kompetanse for utarbeidelse av løsningsforslag og systemdesign. Man bør etterstrebe å gi alle leverandører like rammer så de kan presentere sitt forslag til løsning på et sammenlignbart grunnlag.
• Spesifiser om dere ønsker utstyret med eller uten installasjon der det er relevant og omfanget av eventuell installasjon.
• Sett realistiske krav til leveringstid, garantitid og service i henhold til innkjøpets omfang. Ved større innkjøp vil det være normalt å be om opplæring på utstyret.
• For større innkjøp av lydutstyr, lysutstyr og sceneteknikk vil det være nødvendig å legge ved målsatte tegninger av scenen/lokalet i plan og snitt. Tegningene trenger ikke å ha med alle detaljer i rommet, men må inneholde nok detaljer så tilbydere kan utarbeide et løsningsforslag. Suppler gjerne med bilder.

Vurdering

• Gjør en vurdering av om dere skal dele opp innkjøpet i naturlig sammenhengende deler som kan leveres tilbud på separat eller om man kun ønsker komplette tilbud fra leverandørene der det er relevant. En slik inndeling kan være (men ikke avgrenset til) lydutstyr, lysutstyr, backline, sceneteknikk o.l. i egne kategorier.

Dokumentasjon:

• For større lydinnkjøp vil det være normalt å be tilbydere dokumentere dekning/lydtrykk i høyttalerprodusentens simuleringsprogram.
• Unngå å be alle leverandører levere simulering på en felles plattform, erfaringsmessig gir dette mere unøyaktige data for dekning/lydtrykk.
• For større lysinnkjøp vil det være normalt å be om visualiseringer, lysplott og patchliste.
• Enkelte typer utstyr vil ha krav til årlig godkjenning/sertifisering, be i så fall om at utstyret leveres godkjent/sertifisert.
• Be om relevante bruksanvisninger for brukere og nødvendig sikkerhetsdokumentasjon på Norsk.
• Det må tas særlig hensyn til dokumentasjon av opphengspunkt for utstyr i områder der artister/publikum/ansatte o.l. ferdes.

Hvordan rapportere?

Alle som får innvilget tilskudd fra Kulturrom må sende oss en rapport. Den skal vise at dere har gjennomført tiltaket, før vi utbetaler tilskuddet til dere. Dere skal sende inn rapporten som en melding i søknadsportalen. Husk å oppgi søknadens saksnummer i rapporten. 

Alle rapporter må inneholde: 

• et utfylt og signert rapportskjema
• spesifiserte fakturaer som viser hva dere har kjøpt
• kvitteringer, eller betalingsbekreftelser
• (merk at fra 2024 kan tilskudd til bedre lokaler, bygg og akustikk rapportere med prosjektregnskap)

Hvis dere har kjøpt inn for mer enn 100 000 kr, så skal dere fylle ut et utvidet rapportskjema, som beskriver hvordan dere har gjennomført innkjøpet. 

De ulike tilskuddsområdene har ulike frister:

• For fremføringsutstyr er fristen 1 år fra vedtaksdato. 
• For øvingsutstyr er fristen 3 måneder fra vedtaksdato.
• For hastebehandling – øvingsutstyr er fristen 1 måned fra vedtaksdato.
• For akustisk forprosjekt er fristen 3 måneder. 
• For akustikkmåling er fristen 3 måneder fra vedtaksdato.
• For bygg og akustikk er fristen 1 år fra vedtaksdato. 

Tilskuddet opphører hvis dere ikke rapporterer til oss innen gitte frister.