Alt om aksept, utbetaling og innkjøp

Dette gjøres ved å returnere tilskuddsavtalen som sendes ut med vedtaksbrevet. Signert tilskuddavtale returneres i søknadsportalen.

Dersom tilskuddsavtalen ikke er signert og returnert til Kulturrom innen 30 dager fra vedtaksutsendelse bortfaller tilsagnet.

Den eller de som signerer på tilskuddsavtalen skal ha fullmakt til å forplikte tilskuddsmottaker til innholdet i avtalen (signaturrett eller lignende).

Les grundig gjennom tilskuddsavtalen og vedtak før dere returnerer avtalen. Her finner vilkårene for tilskuddet. Blant de viktigste vilkårene er:

• Tilskuddet kun skal brukes til det formålet det er bevilget til
• Tilskuddsmottaker kan ikke benytte utstyret til annet formål eller i andre lokaler enn det/de som er beskrevet i søknaden
• Tilskuddsmottaker plikter å følge Kulturroms gjeldende krav til innkjøp
• Det skal leveres rapport for tilskuddet etter gjennomført tiltak
• Kulturrom skal synliggjøres som bidragsyter
• Kulturrom kan kreve midlene tilbakebetalt dersom tilskuddet ikke brukes i tråd med forutsetningene

Tilskuddsavtalen gjelder 10 år fra vedtaksdato.

Eiendomsforhold
Teknisk utstyr innkjøpt med tilskudd fra Kulturrom er mottakers eiendom. Det følger noen forpliktelser knyttet til tilskuddet som tilskuddsmottaker forplikter seg til ved signering av tilskuddsavtale.

Overdragelse av utstyr eller rom?
Tilskuddsmottaker har ikke adgang til å overdra sine rettigheter og forpliktelser inngått i tilskuddsavtalen uten samtykke fra Kulturrom.

Det samme gjelder ved endringer i eierforholdene som medfører endringer i kontrollen over det dere har fått tilskudd til.

Forsikring og vedlikehold
Det er tilskuddsmottaker som eier utstyret og som er ansvarlig for vedlikehold og forsikring av dette. Kulturrom gir ikke tilskudd til vedlikehold eller til tap av utstyr som skyldes manglende vedlikehold eller dekning i forsikringsavtale.

Kulturrom forventer at utstyret kan benyttes i minimum syv år.

Fra Kulturroms tilskuddsavtale:

• Tilskuddsmottaker skal forvalte og vedlikeholde utstyret i henhold til leverandørens anbefalinger, sikre at bruken av utstyret gjøres av kvalifisert teknisk personell og til enhver tid ha tilknyttet en teknisk ansvarlig med relevant kompetanse.

Med tilknyttet teknisk ansvarlig menes fast ansatt eller ekstern teknisk ansvarlig med profesjonell kompetanse, som har et særskilt ansvar for vedlikehold og oppfølging av tilskuddsmottakerens tekniske utstyr.

Hvorfor krever Kulturrom at tilskuddsmottaker skal ha teknisk ansvarlig?

• Tilknytning av teknisk ansvarlig er med på å sikre gode forhold for arrangør, artist og publikum ved å sørge for at utstyret fungerer som det skal.
• Gode rutiner for vedlikehold og oppfølging, samt periodisk service forlenger utstyrets levetid vesentlig.
• Forventet levetid på utstyret er satt til minimum sju år. Søknader om utstyr til å erstatte tildelt utstyr, eller søknader som går på dekning av tidligere innvilget utstyrsbehov vil ikke bli innvilget i denne perioden.

Hva er anbefalt vedlikehold?
Basert på innhentede opplysninger fra bransjen anbefaler Kulturrom:

• At det gjøres en gjennomgang av det tekniske utstyret 2- 4 ganger i året.
• Antall gjennomganger er avhengig av arrangementsfrekvens og hvor mye utstyret eventuelt flyttes på.
• At mindre komponenter har kontinuerlig ettersyn
• At det utarbeides en tilstandsrapport i forbindelse med hver gjennomgang
• At det utarbeides gode daglige rutiner for vedlikehold gjennom hele året

Om dere har fått tilskudd kan dere gjerne ta kontakt med oss for å diskutere hvordan dere kan løse dette i praksis.

Sist revidert 11. juni 2021

1. OM KRAV TIL INNKJØP
Disse kravene til gjennomføring av innkjøp («Krav til innkjøp») regulerer kravene som stilles til den som mottar tilskudd («Tilskuddsmottaker») ved bruk av offentlige midler som ytes fra Kulturrom («Tilskuddet») og er en del av tilskuddsavtalen («Avtalen») mellom Kulturrom og Tilskuddsmottaker.

Kulturrom har rett til å endre Krav til innkjøp. Ved endringer av vesentlig betydning vil Tilskuddsmottaker få informasjon om dette i forkant per e-post.

Kulturrom kan holde tilbake hele eller deler av Tilskuddet og/eller avkorte Tilskuddet dersom Krav til innkjøp ikke følges.

2. KRAV TIL GJENNOMFØRING AV INNKJØP

2.1 Innkjøpet skal gjennomføres i tråd med lovgivningen

Tilskuddsmottaker skal å gjennomføre innkjøpet i overensstemmelse med den til enhver tid gjeldende lovgivning, herunder konkursloven, markedsføringsloven, forvaltningsloven, lov om offentlige anskaffelser mv.

Tilskuddsmottakeren har en selvstendig plikt til å avklare sin stilling under regelverket om offentlige anskaffelser, og om investeringen som Kulturrom gir tilskudd til, i tillegg må gjennomføres i henhold til lov og forskrifter om offentlige anskaffelser. Slike krav vil i så fall komme i tillegg til kravene som følger av Krav til innkjøp.

2.2 Innkjøpet skal sikre en mest mulig effektiv nytte av Tilskuddet

Kulturrom administrerer offentlige midler til fellesskapets gode. Av denne grunn skal de deler av Tilskuddet som ikke benyttes av Tilskuddsmottaker tilbakebetales til Kulturrom for tildeling til øvrige søkere.
For å sikre mest mulig effektiv nytte av Tilskuddet anbefales det at Tilskuddsmottaker i forkant av innkjøpet innhenter tilbud fra flere leverandører til sammenligning. Dette gjelder også for Tilskuddsmottaker som ikke er underlagt lov om offentlig anskaffelser.

Kulturrom forutsetter at Tilskuddsmottaker undersøker hvilke tekniske løsninger det er mulig å få på plass innenfor rammen for Tilskuddet.

2.3 Innkjøpet skal gjøres i henhold til Vedtaket

Tilskuddet skal utelukkende brukes i henhold til beskrivelsen gitt i søknaden og med de betingelsene som følger av tildelingsvedtaket fra Kulturrom sendt til Tilskuddsmottaker i søknadsportal og per e-post («Vedtaket»).
Utstyr skal være nytt fra leverandør ved innkjøp.

2.4 Krav til dokumentasjon ved innkjøp for over NOK 100 000

For å dokumentere at investeringen er gjort på en mest mulig effektiv måte skal det ved innkjøp på mer enn NOK 100 000 fylles ut et utvidet rapportskjema som beskriver hvordan innkjøpet er gjennomført. Rapportskjema finnes lenger nede på denne siden.

2.5 Krav til leverandør ved innkjøp for over NOK 500 000

Ved innkjøp for mer enn NOK 500 000 forutsetter Kulturrom at det stilles kvalifikasjonskrav til leverandør. Dette for å sikre at leverandøren har de nødvendige organisatoriske, tekniske, faglige, økonomiske og finansielle evnene til å gjennomføre kontrakten. Se nærmere om kravene som stilles til leverandør i tilsendt vedlegg i portalen.

Et felles krav for alle som mottar tilskudd er at midlene skal benyttes på en mest mulig effektiv måte.

Merk: Tilskuddsmottaker har en selvstendig plikt til å avklare sin stilling under regelverket om offentlige anskaffelser og om investeringen Kulturrom har gitt tilskudd til må gjennomføres i henhold til lov og forskrifter om offentlige anskaffelse. 

Dere er ansvarlig innkjøper og må være bevisst dette ansvaret ved gjennomføring av innkjøpet.

Det å ha intern kompetanse på innkjøp er nyttig når det kommer til alle investeringer en virksomhet skal gjøre, ikke bare når det kommer til teknisk utstyr som skal kjøpes inn ved hjelp av tilskudd fra Kulturrom. Kulturrom vil derfor bidra til å øke innkjøpskompetansen i bransjen i form av kurs og gode veiledere.

Innhenting av flere sammenlignbare tilbud vil bidra til at midlene forvaltes på en mest mulig effektiv måte, og Kulturrom anbefaler at alle som mottar tilskudd undersøker hvilke tekniske løsninger det er mulig å få på plass innenfor de økonomiske rammene som er tilgjengelig. Dette gjelder også for aktører som ikke er underlagt lov om offentlig anskaffelser.

Store tekniske investeringer er noe som gjøres i et langsiktig perspektiv, og det er viktig at dere investerer i utstyr som dekker det behovet dere har. Leverandørene besitter god fagkompetanse, og det å undersøke hvilke tekniske løsninger som finnes og hva markedet kan tilby ved å få inn flere tilbud vil være viktig for å sikre en best mulig investering.

Det å hente inn tilbud fra flere leverandører bidrar i tillegg til å sikre konkurranse i markedet.

Hvor omfattende arbeidet med å hente inn flere sammenlignbare tilbud vil være avhenger av størrelsen på investeringen.

Hvordan hente inn tilbud?
NB: Husk at utstyret som kjøpes inn skal være nytt fra forhandler.

For investeringer under 100 000,-

• For innkjøp under 100 000,- kan en enkel prissjekk være tilstrekkelig for å sikre en mest mulig effektiv bruk av midlene.
• Ved supplering av utstyr vil det i noen tilfeller være naturlig å benytte eksisterende/ lokal leverandør.

For investeringer under 500 000,-

• For investeringer under 500 000,- bør det hentes inn skriftlige og sammenliknbare tilbud fra flere relevante leverandører.
• Ved innkjøp over 100 000,- anbefaler vi at dere signerer en kjøpskontrakt. Tilbudet, som angir hva leverandøren har forpliktet seg til å levere, samt gjeldende service- og garantantibetingelser bør inngå i kontrakten.

For investeringer over 500 000,-

• For investeringer over 500 000,- bør det hentes inn skriftlige og sammenliknbare tilbud fra flere relevante leverandører.
• Det må stilles kvalifikasjonskrav til leverandør (iht. «Krav til innkjøp»).
• Ved innkjøp over 100 000,- anbefaler vi at dere signerer en kjøpskontrakt. Tilbudet, som angir hva leverandøren har forpliktet seg til å levere, samt gjeldende service- og garantantibetingelser bør inngå i kontrakten.
• Leveransen kan deles opp i naturlige delleveranser for innhenting av tilbud separat dersom dette er hensiktsmessig. Normalt vil en slik oppdeling være begrenset til hoveddelene lyd, lys og backline.

• Start med en grundig beskrivelse av innkjøpets omfang, forventet funksjonalitet og krav til ytelse/kvalitet. Ta med all relevant informasjon, unngå å sette rammer for innkjøpet som kan ekskludere kvalifiserte tilbydere fra å komme med tilbud/løsningsforslag uten en god begrunnelse. Erfaringsmessig sitter leverandørene på god kompetanse for utarbeidelse av løsningsforslag og systemdesign. Man bør etterstrebe å gi alle leverandører like rammer så de kan presentere sitt forslag til løsning på et sammenlignbart grunnlag.
• Spesifiser om dere ønsker utstyret med eller uten installasjon der det er relevant og omfanget av eventuell installasjon.
• Sett realistiske krav til leveringstid, garantitid og service i henhold til innkjøpets omfang. Ved større innkjøp vil det være normalt å be om opplæring på utstyret.
• For større innkjøp av lydutstyr, lysutstyr og sceneteknikk vil det være nødvendig å legge ved målsatte tegninger av scenen/lokalet i plan og snitt. Tegningene trenger ikke å ha med alle detaljer i rommet, men må inneholde nok detaljer så tilbydere kan utarbeide et løsningsforslag. Suppler gjerne med bilder.

Vurdering

• Gjør en vurdering av om dere skal dele opp innkjøpet i naturlig sammenhengende deler som kan leveres tilbud på separat eller om man kun ønsker komplette tilbud fra leverandørene der det er relevant. En slik inndeling kan være (men ikke avgrenset til) lydutstyr, lysutstyr, backline, sceneteknikk o.l. i egne kategorier.

Dokumentasjon:

• For større lydinnkjøp vil det være normalt å be tilbydere dokumentere dekning/lydtrykk i høyttalerprodusentens simuleringsprogram.
• Unngå å be alle leverandører levere simulering på en felles plattform, erfaringsmessig gir dette mere unøyaktige data for dekning/lydtrykk.
• For større lysinnkjøp vil det være normalt å be om visualiseringer, lysplott og patchliste.
• Enkelte typer utstyr vil ha krav til årlig godkjenning/sertifisering, be i så fall om at utstyret leveres godkjent/sertifisert.
• Be om relevante bruksanvisninger for brukere og nødvendig sikkerhetsdokumentasjon på Norsk.
• Det må tas særlig hensyn til dokumentasjon av opphengspunkt for utstyr i områder der artister/publikum/ansatte o.l. ferdes.

En rapport skal inneholde:

• utfylt og signert rapportskjema
  • (for innkjøp over NOK 100 000 skal det fylles ut et utvidet rapportskjema som beskriver hvordan innkjøpet er gjennomført)
• Spesifisert faktura
• Kvittering/betalingsbekreftelse

Rapporten skal sendes inn som en melding i søknadsportalen

(For saksnummer fra 2019 eller tidligere: Send signert rapport til postmottak@kulturrom.no)

Tiltak må gjennomføres i henhold til vedtak og tilskuddsavtale. Det skal rapporteres for totalkostnaden.

Hver søknad får et saksnummer (årstall/XXX) som skal oppgis i all korrespondanse og henvendelser til Kulturrom.

Tilskuddet vil bli utbetalt i løpet av 30 dager etter mottatt godkjent rapport. Kontaktperson ved innsendt søknad vil bli informert per melding i søknadsportalen og e-post om utbetalingen.

Deler av tilskuddet kan utbetales som forskudd.

Ved forskuddsutbetaling har tilskuddsmottaker tre måneder på å rapportere for hele tilskuddet.

En søknad om forskudd skal inneholde:

• utfylt og signert søknad om utbetaling av forskudd
• spesifisert faktura eller ordrebekreftelse.

Søknad om forskudd skal sendes inn som en melding i søknadsportalen. 

Tilskuddet kan kun benyttes til det utstyret som er angitt i vedtaket, og brudd på dette kan føre til at tilskuddet helt eller delvis holdes tilbake.

Alle justeringer må avklares med Kulturrom i forkant av innkjøp.

Tilskuddet bortfaller normalt dersom det ikke er rapportert innen ett år etter vedtak er sendt ut.

Tilskudd til øvingsutstyr som er hastebehandlet bortfaller dersom det ikke er rapportert for innen en måned etter vedtak er sendt ut

Tilskudd til akustisk forprosjekt bortfaller dersom det ikke er rapportert for innen tre måneder etter vedtak er sendt ut.