Åpenhet og innsyn
Åpenhet
Kulturrom forvalter spilloverskudd fra Norsk Tipping som tildeles via Kulturdepartementet. Åpenhet rundt tildelingsprosessene er en viktig del av forvaltningen av ordningen.
- Kulturrom skal, så langt det lar seg praktisk gjøre og innenfor lovens rammer, dele informasjon om organisasjonens formål og organisering, samt om saksbehandling og utvalgsarbeid.
- Informasjon om organisasjonens vedtekter, generalforsamling og styre skal være tilgjengelig på nettsidene til enhver tid. Dette gjelder også informasjon om fordelingsutvalg og andre relevante utvalg.
- Kulturrom dokumenterer driften ved å publisere en årsrapport som gir innsikt i virksomheten.
- Det skal være mulig for enhver på egenhånd å orientere seg om hva som skjer fra en søknad mottas til den innvilges eller avslås. Kulturrom publiserer tildelingslister over alle tiltakene som har mottatt tilskudd.
Om søknadsbehandlingen
Det skal være mulig som utenforstående på egenhånd å orientere seg om hvordan søknadene behandles og en overordnet innsikt hva som fører til innvilgelser og avslag.
- Det vil fra andre tildelingsrunde 2021 publiseres et referat etter hvert møte i fordelingsutvalget som sier noe om søknadsmengden og de overordnede prioriteringene og vurderingene for tildelingsrunden. (Rapport fra første runde 2022)
- Tildelingslistene oppdateres forløpende på kulturrom.no/tildelinger
- Informasjonen om hvordan fordelingsutvalget vurderer søknadene og sin egen habilitet er beskrevet i en egen instruks.
- Det er styret i Kulturrom som oppnevner fordelingsutvalget som velges for 2 år. Hvem som sitter i utvalget er til enhver tid oppdatert på nettsidene.
- Den enkelte søker får tilsendt tilsagnsbrev eller avslag. Det er mulig å få veiledning med rådgiver / saksbehandler i etterkant for å forbedre en eventuelt ny søknad.
Offentliggjøring av informasjon og forespørsler om innsyn
Søkere har ved innsending av søknad gitt samtykke til at følgende informasjon fra søknaden kan deles etter innsendelse:
- Navn på søker, kommune, fylke, søknadssum, tilskuddssum, samt et kort sammendrag av søknad som forfattes av søker. Dette kan offentliggjøres ved både tilslag og avslag.
I henhold til vår personvernerklæring skal søkere ikke oppgi sensitive personopplysninger: «Vi ber våre søkere om ikke å oppgi sensitive personopplysninger. Ingen opplysninger som regnes som sensitive personopplysninger er nødvendige for Kulturroms saksbehandling og virksomhetsutøvelse.»
Hvordan behandler Kulturrom forespørsler om innsyn i søknader og saksbehandling?
Dersom du ønsker innsyn i en søknad anbefaler vi første omgang at dere tar kontakt med søker selv og ber dem dele ønsket informasjon med deg.
Dersom søker selv ikke vil dele søknaden med deg vil Kulturrom av hensyn til søker være restriktive med hvilken informasjon som deles videre med tredjepart. Vi praktiserer i alle tilfeller følgende hensyn:
- Det gis ikke innsyn i intern saksbehandling
- Kulturrom praktiserer taushetsplikt for forretningshemmeligheter og deler ikke deler av søknader som inneholder «tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår».
- Det gis ikke innsyn i søkers innsendte budsjetter, tentative program, innhentede tilbud og andre tilsvarende dokumenter av hensyn til økonomi og forhandlinger
Ønsker du innsyn i deler av søknaden vil vi kunne etterkomme det etter en henvendelse der du gjerne spesifiserer hvilken informasjon som trengs og til hvilket formål.
Kulturrom er ikke omfattet av offentlighetsloven i h.t. § 2 a,c og d, men tilstreber likevel transparens og kan gi innsikt i deler av søknader i den grad det ikke går utover samtykke/personvern til søker.
Behandling av forespørsler
Henvendelsen sendes til post@kulturrom.no og bør inneholde :
- Informasjon om søknaden det ønskes innsyn i (Navn på søker, årstall og tilskuddsbeløp)
- Fullt navn på den som etterspør informasjonen, organisasjon, kontaktinformasjon
- Hvilken informasjon fra søknaden som etterspørres
NB: Av hensyn til vårt tillitsforhold med søker vi informere dem om innkomne forespørsler og opplyse dem om hva som blir delt videre med tredjepart.
Merk: Kulturrom er en tilskuddsordning hvor søknader prioriteres opp mot hverandre. Søknad med vedlegg er grunnlaget for behandling, men vedtak fattes av ut ifra en helhetsvurdering av søknadsbunken sett i opp mot ordningens formål. Det vil derfor ikke være mulig utifra enkeltsøknader å vurdere tildelingen som er gjort.
Utdypende informasjon
Hvordan behandler Kulturrom søknader?
I vurderingen av alle søknader til Kulturrom legges det vekt på hvor relevant tiltaket er i forhold til ordningens formål. Kulturrom skal gi tilskudd til gode tiltak over hele landet, og bidra til mer rom for kultur på tvers av sjangre, målgrupper, alder og nivå.
- Søknadene som kommer inn til Kulturrom behandles først av administrasjonen, som sjekker om søker har levert tilstrekkelig dokumentasjon.
- Administrasjonen leverer sin innstilling til fordelingsutvalget som er oppnevnt av Kulturroms styre.
- Fordelingsutvalget prioriterer og fatter vedtak i hver enkelt sak.
Kulturrom vil under behandlingen av større søknader innhente faglig vurdering fra en ekstern fagperson.
Tilskuddsbeløp beregnes ut ifra søknadsbegrunnelse med innsendt budsjett og kan bli justert opp eller ned i forhold til søknadsbudsjett.
Kulturrom står registrert med organisasjonsform forening/lag/innretning i Brønnøysundregisteret og har sektorkode 7000 Ideelle organisasjoner. Kulturrom kan dermed ikke anses å være innenfor anvendelsesområdet til offentleglova i h.t. § 2 a,c og d.
Når det gjelder §2 b har vi sett på uttalelsen hvor Justisdepartementets lovavdeling i 2004 ble spurt om Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU) – som også er en privat organisasjon – er å regne som et forvaltningsorgan når de tildeler midler fra Frifond. De konkluderte slik: «Lovavdelingen er etter dette kommet til at LNU ikke kan anses for å utøve ”offentlig myndighet” når det viderefordeler midlene bevilget fra Barne- og familiedepartementet til de enkelte barne- og ungdomsorganisasjonene. LNU må anses som tilskuddsmottaker, og ikke tilskuddsforvalter.» Dette spørsmålet gjaldt forvaltningsloven, og ikke offentleglova, men virkeområdene til de to lovene samsvarer i stor grad. Kulturrom har heller ikke noe regelverk om å følge forvaltningsloven.
MANDAT FOR KULTURROMS FORDELINGSUTVALG
Sist revidert av styret mai 2021
SAMMENSETNING
Fordelingsutvalget består av en leder, fem faste medlemmer og to varamedlemmer.
Medlemmene av utvalget er personlig valgt, og stiller ikke som representant for noen annen organisasjon eller sjanger.
UTVALGETS OPPGAVER
Fordelingsutvalget skal fatte vedtak etter forutgående saksbehandling og innstilling fra administrasjonen. Fordelingsutvalget kan ikke fatte vedtak i saker som ikke er fremmet av administrasjonen.
Fordelingsutvalget skal forholde seg til de til enhver tid gjeldende økonomiske rammer for tildeling.
Fordelingsutvalgets behandling skal fortrinnsvis skje i fordelingsutvalgets møter, men enkeltvedtak kan dersom det er nødvendig gjennomføres i telefonmøte eller gjennom skriftlig korrespondanse.
Det skal føres protokoll fra utvalgets møter. Fordelingsutvalget leverer rapport med erfaringer fra sitt arbeid etter hvert utvalgsmøte.
UTVALGETS BEHANDLING
Fordelingsutvalget skal følge formål og retningslinjer for Kulturrom, samt tildelingskriterier for de ulike tilskuddsområdene i sitt arbeid.
Fordelingsutvalgets skal også i sin vurdering ta med samfunnsmessige hensyn, lokale hensyn, samt hensyn til likestilling, mangfold, barn og unge.
Tildelingene som gjøres av Fordelingsutvalget skal tilstrebe å møte søkerens behov med unntak av egenandel.
HABILITET
Medlemmene plikter i god tid å oppgi og redegjøre for eventuelle forhold som vil kunne påvirke deres habilitet i behandlingen av enkeltsaker.
Dersom medlemmets mulige inhabilitet i forhold til en sak, eller summen av flere saker, vurderes av administrasjonen å kunne ha innvirkning på fordelingen i tildelingsrunden, vil medlemmet regnes som inhabil for hele møtet og varamedlem vil bli innkalt i dennes sted.
I øvrige enkeltsaker vurderes medlemmets habilitet av utvalgets øvrige medlemmer i utvalgsmøtet og habilitet avgjøres ved alminnelig flertall. Et medlem som av utvalget er vurdert som inhabil i en enkeltsak plikter å forlate møtet under behandlingen av saken.
TAUSHETSPLIKT
Fordelingsutvalget vil i forbindelse med sitt oppdrag få kjennskap til sensitive opplysninger vedrørende Kulturrom og søkeres forretningsdrift og andre interne forhold. Medlemmene av utvalget forplikter seg til å ikke omtale disse forholdene til andre enn de som er tilknyttet Kulturrom og andre medlemmer av Fordelingsutvalget, som har et tjenstlig behov for å motta disse opplysningene. Taushetsplikten gjelder under hele fordelingsutvalgsperioden og også etter dennes opphør.
GODTGJØRING
Fordelingsutvalgets leder og medlemmer mottar møtegodtgjøring i henhold til statens satser for utvalgsarbeid for det antall timer utvalgsmøtene varer, samt 15 timers forarbeid. Ved avsatt full møtedag kompenseres utvalgsmedlemmene for minimum 5 arbeidstimer – også om møtetiden skulle bli kortere enn dette. Kulturrom dekker også nødvendig reise og overnatting i forbindelse med utvalgets møter.
VARIGHET
Fordelingsutvalget oppnevnes for 2 kalenderår av gangen.
