Inne i Trevarefabrikken har det skjedd store forandringer
Gjenklang er et utviklingsprogram som skal gjøre veien fra idé til handling enklere.
Vi ser at mange står fast allerede i startfasen – ofte fordi de ikke vet hvor de skal begynne. Resultatet kan bli at man setter i gang i feil ende, og at prosjektet stopper opp på grunn av tidspress, manglende kompetanse, byråkratiske prosesser, økonomiske utfordringer eller for lite samarbeid på tvers av fagfelt.
For å hjelpe dere i gang har vi skissert en konkret fremgangsmåte; et prosjekteringsforløp delt inn i fire faser. Dette er ikke en fasit, men et verktøy og et utgangspunkt som peker på sentrale temaer dere bør ta stilling til underveis.
For å utvikle et investeringsklart prosjekt foreslår vi å dele prosessen inn i fire faser – fra å kartlegge behov og idéer, koble på fagressurser, vurdere gjennomførbarhet og til slutt samle alt i en tydelig og overbevisende dokumentasjon.
Husk å ta kontakt om dere har spørsmål underveis – vi er her for å hjelpe!
Målet i denne fasen er å samle kunnskap og forstå behov, muligheter og eventuelle begrensninger. Med innsiktsfasen legger dere grunnlaget for det videre arbeidet.
En god prosess starter med en tydelig forståelse av behov. Før dere tegner, planlegger eller søker midler, bør dere stille de grunnleggende spørsmålene:
Et kulturbygg skal ofte romme mange funksjoner og engasjere ulike brukergrupper – fra profesjonelle kulturaktører og frivillige organisasjoner til publikum i alle aldre.
Når relevante brukergrupper er identifisert, bør de ulike behovene undersøkes tidlig og systematisk. Hvilke rom, funksjoner og fasiliteter er nødvendige for å støtte aktivitetene? For å få oversikt over behovet, må alle faser og funksjoner i aktivitetene kartlegges: Prøver, øving, produksjon, rigg, fremføring, avvikling, publikumsarbeid, drift. Hvem har mest kunnskap om behovene i disse fasene?
Ved å involvere brukerne tidlig, avdekkes muligheter og utfordringer som ellers kunne blitt oversett. Det å bruke tid på å definere behovene til brukerne, publikum og lokalsamfunnet, gir et mer treffsikkert prosjekt. En grundig behovskartlegging gir fagpersonene som kobles på i neste fase et tydeligere utgangspunkt – noe som gjør videre planlegging mer målrettet og effektiv.
Før dere kan vurdere hvordan bygget kan tas i bruk, må dere ha oversikt over dets tekniske tilstand. En tilstandsvurdering skal beskrive status, fremtidig bruk og tydeliggjøre hva som må endres. Rapporten bør prioritere tiltak – hva som er kritisk nå, og hva som kan komme senere.
En tilstandsrapport utarbeides av spesialister innen byggteknikk, VVS, elektro og brann, og dokumenterer byggets tilstand, identifiserer svakheter, og gir kostnadsestimater for nødvendige utbedringer. Dette er et uvurderlig verktøy for å unngå ubehagelige økonomiske overraskelser – og er et viktig grunnlag for videre planlegging, prioritering og finansiering.
En energikartlegging kan med fordel inngå i tilstandsrapporten. Den gir oversikt over byggets energibruk, tekniske anlegg og potensial for forbedringer. For et kulturbygg i utvikling er dette særlig nyttig for å prioritere tiltak som reduserer driftskostnader og gir bedre komfort.
Hvilken bruk er bygget godkjent for i dag, og hva må til for å endre dette? Hva er kostnadsnivået for en prosess som innebærer bruksendring? Det er viktig å tidlig avklare om det finnes store hindringer som kan gjøre prosjektet urealistisk.
Husk å avklare:
(Se utdrag fra håndboken “Kultur i eksisterende bygg” for en mer inngående beskrivelse av bruksendringsprosessen.)
Ved hjelp av fagressurser kartlegger dere hva som skal til for at lokalet blir egnet til ønsket aktivitet. I denne fasen bygger dere videre på innsikten og henter inn nødvendig kompetanse for å vurdere løsninger, gjennomføring og kostnader. For å spare både miljø og budsjett, kan dere allerede nå se etter muligheter for ombruk. Finnes det materialer i lokalet eller andre steder i nærmiljøet som kan få nytt liv i prosessen?
Her kan der være viktig å koble sammen interne ressurser og eksterne fagfolk, og samle disse i en arbeidsgruppe.
Når dere vet hvem som skal bruke lokalet, bør dere tidlig avklare om det er egnet akustisk: Er takhøyden tilstrekkelig og romdimensjonene riktig? Hvordan er lydisolasjonen mot naboer og tilstøtende bygg? Vi anbefaler å koble inn en akustiker tidlig, gjerne i samarbeid med arkitekt slik at de kan se på tekniske og praktiske løsninger sammen. En akustiker kan gi dere oversikt over tiltak som må gjennomføres, og komme med nyttige innspill til valg av veggoverflater, gulv og tekstiler. Dette kan være kostnadsbesparende om dere planlegger tidlig – heller enn å fikse til slutt.
Hvordan bevare lokalets unike karakter når dere tilpasser med lydabsorbenter er noe flere akustikere har erfaring med.
Arkitekten vil være en av de mest sentrale fagpersonene dere involverer i prosjektet. Bruk derfor god tid på å finne en arkitekt som er riktig for ditt prosjekt – og undersøk om den har relevant erfaring og engasjement:
– Har dere koblet på en arkitekt med erfaring fra transformasjon?
– Har arkitekten kunnskap om publikumsrettede rom, eller øvings-/produksjonslokaler?
Bruk arkitekten aktivt til å utvikle gode planer for publikumsflyt, funksjonalitet og vurdere alternative løsninger sammen med dere.
Jo mer omfattende prosjektet er, desto viktigere er det å lage en grundig gjennomgang av behov. Arkitekten (og andre fagpersoner) må ha dette som rammeverk.
En arkitekt fungerer ofte som ansvarlig søker til plan- og bygningsetaten i større prosjekter – derfor er det smart å koble inn denne rollen tidlig. En arkitekt kan også ofte være den som koordinerer de ulike fagpersonene som samarbeider om å realisere deres behov og få prosjektet gjennomført i praksis. (se punkt om regulering / bruksendring i innsiktsfasen)
Et romprogram viser hvordan arealene disponeres, med informasjon om bruk og krav til hvert rom. Dere kan starte på planen selv, men den bør kvalitetssikres av en arkitekt for å ivareta lover og forskrifter (arbeidsmiljø, brann, kapasitet mm.).
Sørg for at alle nødvendige funksjoner er med og riktig plassert i forhold til hverandre: toaletter, lager, garderober m.m.
For publikumsrettede lokaler må dere få inn fagfolk til å gi innspill og lage en god spesifikasjon av behov: Skal scenen være fast eller fleksibel? Høyde, størrelse, scenegulv, siktlinjer, backstage-tilgang, universell utforming. Skal dere ha stoler eller amfi? Hvordan plassere scenen i forhold til lager, sidescene og styringssystemer? Hvilket teknisk utstyr trengs, og hvor skal det plasseres? Har dere vurdert bæreevne i tak, innlast og omrigg?
Strøm, ventilasjon og styringssystemer må planlegges tidlig.
I denne fasen testes prosjektet mot økonomi og gjennomførbarhet før dere tar en endelig beslutning.
Dere bruker innsikten og utredningene til å vurdere både investerings- og driftskostnader. På grunnlag av kostnadsoverslag kan dere forhandle med huseier/kommune og utarbeide et endelig investeringsbudsjett.
Samtidig bør dere konkretisere samarbeid og inntektsstrømmer som kan sikre langsiktig drift.
Før dere binder dere til en langsiktig avtale, bør dere ha full oversikt over tilpasningsbehov, kostnadsfordeling og risiko. Alt bør spesifiseres skriftlig – det gir forutsigbarhet for begge parter. Det finnes ulike avtaletyper, og jo mer dere gjør selv, desto mer kan dere forhandle på pris eller leiefritak.
Det skilles ofte mellom “As is” og “White box” – altså hvilken tilstand lokalene er i og hvordan ansvaret fordeles i byggeprosessen. Når det gjelder ansvar og risiko bør dere særlig avklare:
Hvilke investeringskostnader må dekkes – og av hvem? Er dere avhengige av offentlig finansiering, eller kan deler gjennomføres på dugnad eller i samarbeid med kommune, huseier, kulturaktør eller private midler/stiftelser? Lag et realistisk budsjett som tar høyde for alle kostnader, men gjerne trinnvis dersom større investeringer kan utsettes.
Å transformere et eksisterende bygg er ofte rimeligere enn å bygge nytt. Samtidig krever eldre bygg avsatte midler til jevnlig vedlikehold og oppgradering. Har dere begrenset budsjett, må dere kanskje starte med de mest nødvendige tiltakene – men samtidig legge en langsiktig plan.
En trinnvis oppgradering kan være en løsning: f.eks. tåle høyere strømutgifter en periode, fram til vinduene er restaurert.
Til slutt skal dere sitte igjen med en rapport som dokumenterer hele prosessen – fra idé til investeringsklart konsept.
Dette kunnskapsgrunnlaget vil være avgjørende for det videre arbeidet med realisering av eget prosjekt – men også bygge opp viktig kunnskap som kan overføres til lignende fremtidige prosjekter!
I løpet av Gjenklang-prosessen, skal dere utarbeide en rapport som oppsummerer hele prosessen (fase 1-3) og blir utgangspunkt for det videre arbeidet.
Denne rapporten gir dere et solid grunnlag i videre arbeid med finansiering og realisering – vi kaller det et investeringsklart prosjekt.
Det er viktig at dere setter av ressurser til å dokumentere prosessen underveis og til å oppsummere alt i en prosjektrapport. Vi anbefaler at dere både lager en kort pitch (PPT) og et utfyllende dokument (som også vil være grunnlag for rapportering til Gjenklang).
